Tổ Chức Sự Kiện

Tổ chức sự kiện là gì?

     Tổ chức sự kiện là quá trình hoàn thành các công việc thực hiện tổ chức bài bản một sự kiện nhằm mục đích đưa sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng hơn. Việc tổ chức sự kiện là quy trình làm các công đoạn từ lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, chuẩn bị, setup sự kiện và giám sát quá trình diễn ra của sự kiện. Trong quy trình tổ chức sự kiện, tùy thuộc vào từng mục đích, những thông tin truyền tải khác nhau mà bạn cần lên kịch bản tổ chức sao cho phù hợp. Mục đích cuối cùng của việc tổ chức sự kiện chính là truyền tải những thông điệp ý nghĩa một cách ngắn gọn và hiệu quả nhất đến với khách hàng.

      Tổ chức sự kiện thành công là bạn có thể tiếp cận khách hàng một cách tự nhiên nhất, thông qua sự kiện sẽ giúp bạn dễ dàng quảng bá sản phẩm dịch vụ của mình đến với khách hàng, kích cầu tiêu dùng, từ đó tạo ra được lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện chính là cầu nối đưa sản phẩm của bạn đến gần nhất với khách hàng tiềm năng, hơn bất kỳ phương thức nào khác.

Tại sao công ty cần tổ chức sự kiện?

Việc tổ chức sự kiện sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số lý do doanh nghiệp của bạn nên tổ chức sự kiện:

1. Gây ấn tượng với khách hàng 

Thông qua việc tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng, đưa sản phẩm của mình trình bày rõ ràng và dễ dàng tiếp cận khách hàng. Tổ chức một sự kiện chỉnh chu, truyền tải nhiều thông điệp sâu sắc sẽ giúp doanh nghiệp lấy được thiện cảm với khách hàng, khiến khách hàng ấn tượng và ghi nhớ về sản phẩm, hình ảnh của doanh nghiệp của bạn.

2. Thu hút khách hàng tiềm năng

Thông qua những sự kiện như thế, sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp sẽ được cụ thể hóa với khách hàng. Khách hàng sẽ được tìm hiểu rõ hơn, cảm nhận trải nghiệm chính những sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó kích thích nhu cầu mua sản phẩm của khách hàng. Các hoạt động trải nghiệm thực tế sẽ thu hút được những khách hàng đang quan tâm và cả những khách hàng chưa quan tâm đến sản phẩm đó, tổ chức sự kiện là cách quảng bá sản phẩm của bạn một cách tự nhiên nhất đối với khách hàng.

3. Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp

Với những sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, sẽ giúp khách hàng có ấn tượng tốt với doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh giới thiệu về những sản phẩm dịch vụ của công ty, thông qua tổ chức sự kiện bạn cũng sẽ thể hiện được những khía cạnh văn hóa doanh nghiệp, mang ra những nét đặc trưng của doanh nghiệp. Đây chính là cách marketing doanh nghiệp hiệu quả, giúp doanh nghiệp đến gần và có sức thu hút với khách hàng hơn.

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần làm gì?

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một việc không dễ dàng. Để có tổ chức sự kiện bài bản, chuyên nghiệp mang lại sức hút bạn cần thực hiện theo các bước sau:

1. Xác định mục tiêu của sự kiện

Để tổ chức sự kiện thành công, bạn cần tìm kiếm và xác định được mục tiêu chính của sự kiện đó. Khi xác định mục đích chính, các bước tiếp theo bạn sẽ xây dựng để ưu tiên mục đích đó, thực hiện hóa mục tiêu đó. Việc xác định được mục tiêu của sự kiện là bước quan trọng và cần tiến hành làm đầu tiên, đây là bước sẽ quyết định và chi phối đến các bước khác trong quá trình tổ chức sự kiện. Việc xác định mục tiêu sai sẽ làm cho việc tổ chức sự kiện không hiệu quả, gây chệch hướng và mang lại hậu quả. Vì vậy, việc xác định mục tiêu của sự kiện là rất quan trọng và góp phần rất lớn vào thành công của sự kiện.

2. Lên ý tưởng tổ chức hấp dẫn

Sau khi bạn đã xác định được mục tiêu chính của sự kiện, bước tiếp theo bạn cần bắt tay suy nghĩ và lựa chọn một ý tưởng tổ chức độc đáo, hấp dẫn, thu hút được khách hàng. Bạn cần nghiên cứu đến các hạng mục như chủ đề tổ chức, đối tượng khách mời, thời gian và địa điểm tổ chức. Các hạng mục đó cần nghiên cứu thật kỹ và kiểm tra tính khả thi, các sự cố có thể xảy ra. Việc lên kế hoạch nghiên cứu chính là cột sống cho quá trình tổ chức sự kiện của bạn. Để tổ chức một sự kiện thành công bạn cần chỉn chu cẩn thận trong từng khâu làm việc.

3. Lên kịch bản chương trình

Lập kịch bản tổ chức sự kiện của bạn là bước rất quan trọng. Bạn cần lên kịch bản để đảm bảo thực hiện được mục tiêu được đặt ra đầu tiên của sự kiện. Kịch bản chương trình sẽ trả lời cho bạn những câu hỏi như sau:

- Hình thức tổ chức của sự kiện?

- Số lượng khách mời?

- Đối tượng khách hàng hướng đến?

- Địa điểm tổ chức có phù hợp với quy mô sự kiện không?

Kịch bản chương trình của bạn cần phù hợp và cân đối với ngân sách của doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần lồng ghép những yếu tố mới lạ, hấp dẫn nhằm tạo được sự hấp dẫn với khách hàng.

4. Triển khai sự kiện

Sau khi đã tiến hành các bước trên, bạn sẽ bắt tay tiến hành triển khai tiến hành tổ chức sự kiện.

Bạn cần phân công nhân sự rõ ràng với từng khâu công việc, và tiến hành giám sát tiến trình thực hiện theo timeline và kịch bản tổ chức.

Bạn sẽ tiến hành tổ chức sự kiện theo kế hoạch, kịch bản đã được lên ý tưởng từ trước. Đảm bảo rằng luôn theo sát tiến độ thực hiện, kiểm soát các công việc về tính chính xác và đảm bảo về mặt thời gian thực hiện.

Tổ chức sự kiện sẽ mang lại nhiều lợi ích, hiệu quả truyền thông cho doanh nghiệp bạn.

Thông qua bài viết trên, KCL Travel & Event đã chia sẻ về các bước cơ bản để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp. Hy vọng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn nắm rõ hơn về tổ chức sự kiện và chúc bạn sẽ tổ chức những sự kiện hoành tráng - sáng tạo và thật thành công!

KCL Travel & Event - Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

KCL tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín tại Việt Nam hiện nay. Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, tự hào là nơi được các doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn để thực hiện sự kiện cho doanh nghiệp của mình. Cùng với đội ngũ nhân viên đông đảo - trẻ trung - năng động - nhiệt huyết - sáng tạo - chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng cũng như nội dung trong chương trình sự kiện diễn ra suôn sẻ, hấp dẫn. KCL Travel & Event luôn luôn mang đến những sự kiện chuyên nghiệp và thành công với khâu tổ chức chỉn chu, theo sát từng tiến độ công việc, kịch bản hay, hấp dẫn.

Sự hài lòng của khách hàng và thành công của sự kiện, chính là mục tiêu trong phương hướng phát triển KCL Travel & Eventtrong lĩnh vực tổ chức sự kiện. 

KCL Travel & Event sẽ mang đến cho bạn những dịch vụ tốt nhất, hài lòng nhất với những tiêu chí:

• Đội ngũ nhân sự nhiệt tình, chuyên môn cao

• Kịch bản chương trình ấn tượng, độc đáo

• Địa điểm tổ chức hoành tráng, hợp lý

• Tối ưu mọi chi phí phù hợp với ngân sách Doanh nghiệp của bạn

• Hỗ trợ tư vấn nhiệt tình, nhanh chóng

• Tư vấn 24/7

KCL Travel & Event hy vọng rằng sẽ có cơ hội được đồng hành và mang đến chương trình sự kiện chuyên nghiệp, hoàn hảo cho quý khách hàng. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc hay có nhu cầu tìm hiểu thêm về tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay với KCL Travel & Event  ( điện thoại 0937612701 ) để được tư vấn sớm nhất nhé!